Codice Etico

 

CODICE ETICO

 

INTRODUZIONE

 

Briefing Studio S.r.l. (d’ora in avanti, per brevità, anche solo “BS”) al fine di regolamentare la propria attività nel rispetto di chiare, precise e trasparenti linee guida si è dotato del seguente Codice Etico Deontologico (d’ora in avanti, per brevità, anche solo “CE”) che è stato stilato ispirandosi alla Carta dei Valori di Impresa, alle Linee guida di Confindustria, al Codice Deontologico di Farmindustria, al Codice Deontologico di Assobiomedica, al Codice deontologico del Farmacista e al Regolamento applicativo dei criteri oggettivi di cui all’Accordo Stato-Regioni del 5 novembre 2009 e per l’accreditamento approvato dalla Commissione nazionale per la formazione continua il 13 Gennaio 2010.

Questo documento di condotta permette a BS di operare con un proprio modello di organizzazione e gestione ed è rivolto a tutti coloro che interagiscono con l’organizzazione delle attività di BS.

I principi rilevanti nell’attività svolta da BS sono il principio di imparzialità, il rispetto della parità di trattamento e della pari opportunità tra uomini e donne, il principio di diligenza ed il principio di tutela della persona, la valorizzazione delle risorse umane e la correttezza in casi di potenziali conflitti di interessi.

In particolare il conflitto di interessi implica che tutti i soggetti coinvolti nell’attività devono

considerare se la loro condotta contrasti anche solo potenzialmente con gli interessi

di BS ed in tali casi astenersi dal perseguire obiettivi personali e diversi da quelli aziendali.

 

1. FINALITA’ DEL CODICE ETICO

 

1.1. Principio fondamentale del presente CE è presentare delle norme di comportamento che chiunque entri in contatto con BS è tenuto ad osservare.

1.2. Tali norme comportamentali si riferiscono ai principi di onestà, trasparenza e correttezza nel rispetto delle vigenti Leggi in materia.

1.3. Il presente CE fornisce linee guida di comportamento adattabili alle singole situazioni, partendo dall’assunto che non sono ammessi per nessun motivo comportamenti scorretti, anche se tenuti nella presunzione di portare vantaggi a BS

 

2. DESTINATARI DEL CODICE ETICO

 

2.1. Chiunque entri in contatto con BS a qualunque livello, siano dipendenti, dirigenti, organi sociali, fornitori, clienti privati o P.A., deve ritenersi destinatario del presente CE e deve conseguentemente rispettarne le norme, pena la recessione da qualsiasi tipo di rapporto in essere.

2.2. BS si obbliga ad informare quanti indicati nel punto 2.1 dell’esistenza del CE in maniera che possano essere edotti in merito alle norme comportamentali che sono visionabili nel sito web di BS.

 

3. FORNITORI

 

3.1. Tutti i fornitori di beni o servizi che collaborano alla realizzazione di una iniziativa di BS sono considerati partner purché rispettino i principi di onestà, trasparenza e correttezza.

3.2. I fornitori sono selezionati tenendo presente i principi di cui sopra sempre nell’ottica

di dare al Cliente la maggiore soddisfazione delle aspettative. Le procedure per la scelta, la qualifica e la conferma o meno dei fornitori sono riportate nel Manuale della Qualità.

3.3. Qualora il fornitore fornisca personale lo stesso dovrà garantire che tutte le persone coinvolte nell’esecuzione dell’incarico affidato siano dipendenti effettivi o, se legate all’azienda fornitrice da contratti diversi, siano comunque protetti dalle assicurazioni previste per Legge.

3.4. Nessun dipendente di BS è autorizzato a ricevere direttamente o

tramite parenti fino al 3° gradi di parentela, dai fornitori (in essere o in predicato) beni/

regalie/servizi in qualsiasi forma tangibile o intangibile né tantomeno compensi in danaro. É ammesso ricevere beni/ regalie/servizi di valore molto contenuto in occasione del Natale o di eventi speciali (ricorrenze, anniversari aziendali) nei limiti previsti dalla normativa in vigore, purché non avvantaggino il fornitore che li elargisce; anche in questo caso la direzione deve essere portata a conoscenza di quanto sopra e dare esplicita approvazione al ritiro/utilizzo da parte del dipendente del bene/regalia/servizio.

 

 

4. CLIENTI PUBBLICI E PRIVATI

 

4.1. Il rapporto con la Clientela di ogni dipendente a qualsiasi livello di BS deve rispondere ai principi di onestà, trasparenza e correttezza.

4.2. Tutti i Clienti devono ricevere lo stesso trattamento ed è fondamentale assicurare a

tutti la piena soddisfazione delle loro aspettative.

4.3. I principi di cui sopra devono essere considerati vincolanti per ambo le parti.

4.4. Non è ammesso, per alcun motivo, promettere a Clienti in essere o in predicato, compensi in danaro/beni/regalie o servizi.

4.5. É ammesso elargire beni/ regalie/servizi di valore molto contenuto in occasione del

Natale o di eventi speciali (ricorrenze, anniversari aziendali) nei limiti previsti dalla

normativa in vigore.

4.6. É altresì ammesso prestare gratuitamente la propria opera per ONLUS o Associazioni

di volontariato.

 

5. RISORSE UMANE

 

Le risorse umane sono un elemento indispensabile dell’organizzazione aziendale e sono quindi anche fonte del successo delle iniziative di BS che offre a tutti i dipendenti le stesse opportunità sulla base di criteri di merito e nel rispetto del principio di eguaglianza e consente ad ognuno di sviluppare le proprie attitudini, capacità e competenze predisponendo, all’occorrenza idonei programmi di formazione.

5.1. Ogni dipendente di BS a qualsiasi livello, deve avere piena coscienza del presente CE e conformare la propria attività ai principi in esso contenuti ed assolvere ai propri doveri tenendo sempre presente che lo scopo ultimo del proprio lavoro, anche del più semplice è garantire la massima soddisfazione del Cliente.

5.2. Ogni dipendente di BS deve collaborare all’accertamento di eventuali notizie idonee alla individuazione dei trasgressori rendendo quindi nota qualsiasi imparzialità che si ponga in conflitto con l’attività e le finalità di BS

5.3. Ogni dipendente ha il diritto ed il dovere di consultarsi con il suo superiore per qualsiasi particolare che possa far nascere un potenziale conflitto di interessi nello svolgimento della sua attività e richiedere chiarimenti ed interpretazioni in merito all’applicazione del presente CE.

5.4. La riservatezza delle informazioni deve essere garantita da tutti i dipendenti, indipendentemente dai ruoli ricoperti in azienda. Nessuna informazione recepita nel corso

delle proprie attività - sia relativa a Clienti, Fornitori o all’Azienda stessa - deve essere

riportata al di fuori dell’Azienda, senza eccezione alcuna.

5.5. I dipendenti devono tenersi costantemente informati sulle norme di Legge che regolano l’organizzazione di eventi e, in senso più ampio, su tutto quanto attiene alle attività di BS. E’ fatto obbligo a BS di aggiornare i dipendenti periodicamente o in caso di necessità (es. variazioni normativa) mediante specifici corsi di di formazione, addestramento e/o corsi di aggiornamento.

5.6. A tutti i dipendenti viene dato spazio per dimostrare le proprie capacità professionali,

nell’intento di farli crescere e fidelizzarli all’azienda.

5.7. Il dipendente ha diritto al trattamento economico previsto dalle vigenti Leggi e dal

contratto di lavoro sottoscritto al momento dell’assunzione, nonché alla tutela della

sicurezza e della salute nei luoghi di lavoro.

5.8. Il dipendente deve essere sempre leale nei confronti dell’azienda e farsi carico di rispettare e far rispettare le norme di sicurezza sia nella sede dell’azienda che nei vari ambiti in cui viene svolto il lavoro, deve inoltre utilizzare i beni messi a disposizione dall’azienda, incluso linee telefoniche, computer, attrezzature e quant’altro, esclusivamente per scopi lavorativi salvo specifica autorizzazione da parte della Direzione.

5.9. Durante gli incontri professionali viene richiesto un abbigliamento consono, una

condotta ineccepibile e si deve mantenere sempre un atteggiamento professionale con Clienti, Fornitori, Sponsor, trattando tutti con educazione e gentilezza, in modo che il buon

nome dell’azienda sia sempre tenuto in alto e portato ad esempio.

 

6. COMPORTAMENTI E INADEGUATEZZE

 

6.1. BS nell’ambito della propria attività:

• non ammette discriminazioni razziali, religiose, politiche, sindacali, sessuali

• rispetta le problematiche legate a intolleranze alimentari (celiachia) o restrizioni

alimentari legate a religioni (cibi vietati) o convinzioni personali (vegetariani, vegani)

• combatte qualsiasi prevaricazione sia a carattere intimidatorio che sessuale

• respinge qualunque tentativo di corruzione da chiunque pervenga

• non ammette finanziamenti diretti o indiretti di partiti, sindacati, singoli candidati

politici da parte di dipendenti a qualsiasi livello

• non tollera l’utilizzo di droghe o l’eccesso di alcool e fumo sul luogo di lavoro

(sia interno che esterno all’azienda)

Per poter combattere i comportamenti di cui sopra, l’azienda ha bisogno dell’aiuto

di tutti i dipendenti, che sono tenuti ad informare tempestivamente la Direzione qualora

siano testimoni di tali comportamenti scorretti o qualora subiscano personalmente

discriminazioni o tentativi di corruzione.

 

7. SICUREZZA

 

7.1. BS nel rispetto della normativa sulla sicurezza:

• ha identificato un responsabile della sicurezza che è tenuto ad aggiornarsi in merito

• si è dotata di opportuni sistemi di sicurezza

• utilizza strumenti elettrici ed elettronici che vengono controllati sistematicamente

• richiede a tutti i dipendenti di attenersi alle regole imposte dalla normativa 626

 

8. COMUNICAZIONE DELLE INFORMAZIONI

 

8.1. Le informazioni da comunicare a terzi devono essere trasmesse in modo corretto trasparente e veritiero è dunque vietata la diffusione di Informazioni non vere o tali da confondere od ingannare i destinatari delle stesse.

8.2. E’ possibile che i dipendenti o le persone che svolgono attività in favore di

BS vengano contattate da terzi per ottenere informazioni sulle attività svolte dalla Società. A tal fine è fatto espresso divieto di comunicare, diffondere o utilizzare qualsivoglia informazione diversamente da quanto espressamente indicato nel presente CE.

 

9. PRIVACY E RISERVATEZZA

 

9.1. Chiunque tra i dipendenti di BS venga casualmente in possesso di dati o notizie riguardanti Clienti, Fornitori, Sponsor, è tenuto a mantenere la massima riservatezza su quanto recepito.

9.2. Tale riservatezza deve essere mantenuta anche con i colleghi, con familiari o parenti:

tutto quanto viene appreso nel luogo di lavoro è da ritenersi coperto dal segreto d’ufficio

e non deve essere riportato ad alcuno al di fuori del luogo di lavoro.

9.3. Per garantire la tutela dei dati personali di Clienti, Fornitori, Sponsor, BS ha dotato tutti i pc di una password con codice identificativo personale; inoltre ha un sistema di backup remoto che garantisce la protezione di tutti i dati inseriti nei vari database.

9.4. Possono avere accesso ai dati di Clienti, Fornitori, Sponsor solamente i dipendenti che hanno incarichi inerenti all’evento cui i dati si riferiscono.

9.5. Per nessun motivo, senza eccezione alcuna, il dipendente è autorizzato a portare fuori dall’azienda - senza l’esplicita autorizzazione della Direzione - elenchi nominativi,

numeri telefonici o fax, indirizzi e - mail, numeri di cellulare, di Clienti, Fornitori,

Sponsor e dipendenti afferenti a tali categorie di persone.

9.6. I dipendenti devono avere massima cura dei documenti loro affidati, non devono

lasciarli in vista e, alla fine della giornata lavorativa, devono riporre i documenti

in cassetti o armadi dotati di chiusura; durante gli eventi i documenti devono essere

tenuti lontano da occhi indiscreti.

9.7. Chiunque tra i dipendenti trasgredisca alle regole di cui sopra subirà un richiamo formale per inadempienza grave.

 

 

10. D. LEG. 231

 

10.1. Chiunque collabori a qualunque livello con BS oltre ad adeguarsi

ai principi contenuti nel presente CE , deve essere in regola con la normativa vigente e

attenersi scrupolosamente al D. Leg 231 che estende alle persone giuridiche la responsabilità per reati commessi da persone fisiche che operano per l’azienda.

In aggiunta alla responsabilità della persona fisica che realizza l’illecito, la normativa

ha introdotto la responsabilità penale degli Enti per alcuni reati commessi nell’interesse

o a vantaggio degli stessi, da persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione dell’Ente o di una sua organizzazione dotata di autonomia finanziaria o funzionale e da persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti sopra indicati.

 

11. CONTROLLI

 

11.1. La Direzione di BS vigila affinchè tutti i dipendenti operino nel rispetto di quanto contenuto nel presente CE.

11.2. Al fine di ottemperare a quanto contenuto nel presente CE ogni singola operazione

svolta dai vari dipendenti deve essere supportata da valida documentazione che consenta,

in ogni momento, di controllare l’evoluzione dell’organizzazione di una iniziativa e che

permetta, in assenza del singolo operatore, di poter proseguire nell’organizzazione

senza interruzioni o cadute di qualità.

11.3. Il controllo della Direzione viene effettuato al fine di:

• evitare interruzioni nell’organizzazione

• verificare la preparazione del singolo dipendente e la conformità del suo operato

• valutare sistematicamente la conformità delle procedure, rapportata alla efficacia

dei risultati attesi in rapporto anche all’economicità del progetto

• tenere sotto controllo i processi operativi affinchè siano sempre conformi alle Leggi

in vigore.

 

12. VIOLAZIONI E SANZIONI

 

12.1. Ogni violazione a quanto contenuto nel presente CE verrà sanzionata nei termini di

Legge, oltre ad autorizzare la Direzione a mettere in essere misure restrittive e cautelative.

12.2. Chiunque tra i dipendenti dovesse venire a conoscenza, direttamente o indirettamente, di violazioni al CE, è tenuto ad informarne tempestivamente la Direzione, via e – mail o con lettera, ma comunque in forma scritta.

12.3. Non è ammesso riportare a chiunque, al di fuori della Direzione, informazioni su violazioni al presente CE

 

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Pisa 01/06/2010

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